Bagi para pelajar internasional, paspor sudah seperti nyawa kedua yang harus dijaga baik-baik. Meski kamu telah memliki kartu identitas setempat, banyak negara asing tetap mewajibkan pelajar internasional untuk selalu membawa paspor. Selain itu, paspor terkadang dibutuhkan untuk berbagai hal lain, seperti untuk membuka rekening bank di destinasi studimu.
Lantas, apa dong yang harus HotCrazers lakukan kalau dokumen penting seperti paspor hilang saat kuliah di luar negeri? Tenang saja, karena tim IDP Hotcourses punya jawabannya di artikel ini.
8 Langkah Yang Perlu Dilakukan Pelajar Internasional Saat Kehilangan Paspor di Luar Negeri
8 Langkah Yang Perlu Dilakukan Pelajar Internasional Saat Kehilangan Paspor di Luar Negeri
Bila kamu sudah 100% yakin paspormu hilang saat sedang studi di luar negeri, jangan panik dan ikuti langkah-langkah berikut.
1. Cek Kios Lost & Found Terdekat
Coba ingat-ingat kembali tempat terakhir kamu masih memegang paspormu, lalu kunjungi kantor Lost & Found di sekitar tempat itu. Kalau paspormu tidak ada di situ, kamu bisa meninggalkan info kontakmu agar mereka bisa menghubungimu bila paspormu ditemukan.
2. Laporkan Ke Aparat Keamanan Setempat
Buatlah laporan kehilangan di kantor aparat keamanan yang berwenang di daerah kamu kehilangan paspormu. Jika kamu kehilangan paspor di universitasmu, biasanya kamu harus membuat laporan ke polisi kampus.
Bila paspormu hilang di daerah luar kampus, buatah laporan di kantor polisi daerah tersebut. Namun jika kamu tidak ingat paspormu hilang di mana, kamu bisa melapor ke kantor polisi terdekat.
Saat melapor, kamu akan diminta mengisi formulir kehilangan barang. Setelah itu, kamu akan diberikan surat keterangan kehilangan paspor. Dokumen ini harus kamu simpan baik-baik karena akan diperlukan dalam proses penggantian paspor.
3. Minta Bantuan Kantor Layanan Pelajar Internasional di Kampusmu
Sesudah melapor ke aparat keamanan setempat, kamu perlu mengunjungi Kantor Layanan Pelajar Internasional di universitasmu.
Para petugas kantor ini sudah terlatih untuk memberikan bantuan dan saran mengenai masalah kehilangan paspor. Mereka juga akan memberikan info mengenai hal-hal yang bisa dan tak bisa kamu lakukan selama kamu tidak memiliki paspor.
4. Ajukan Permohonan Penggantian Paspor Hilang di KBRI / KJRI Terdekat
Cari tahu dan hubungi KBRI / KJRI / Kantor Perwakilan RI terdekat untuk mengganti paspormu. Untungnya, sebagian besar KBRI / KJRI saat ini telah memiliki portal online khusus untuk reservasi layanan. Kamu tinggal mengunjungi portal tersebut untuk mengajukan permohonan layanan penggantian paspor hilang dan memilih tanggal untuk berkunjung ke sana.
Pastikan kamu mencatat alur prosedur dan syarat penggantian paspor hilang serta dokumen apa saja yang kamu butuhkan, lalu unduh semua formulir yang perlu kamu isi.
5. Siapkan Dokumen-Dokumen Untuk Penggantian Paspor Hilang
Tiap KBRI & KJRI punya aturan tersendiri mengenai dokumen yang dibutuhkan untuk penggantian paspor hilang. Pada umumnya dokumen yang dibutuhkan adalah:
-
Formulir permohonan penggantian paspor hilang
-
Fotokopi halaman biodata paspor yang hilang
-
Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) Indonesia
-
Fotokopi akta kelahiran/akta perkawinan yang dikeluarkan oleh Pemerintah / Perwakilan RI atau ijazah / diploma
-
Surat keterangan kehilangan paspor dari aparat keamanan setempat
-
Bukti alamat tinggal / izin tinggal yang masih berlaku
Semua fotokopi dokumen biasanya akan diminta menggunakan kertas A4 dan tidak boleh dipotong. Jangan lupa kalau KBRI & KJRI tidak menjual materai, jadi kamu harus menyiapkan sendiri jika ada dokumen yang membutuhkan materai.
6. Siapkan Biaya Mengurus Paspor Hilang & Dendanya
Paspor itu adalah dokumen milik negara, lho! Jadi jangan kaget kalau kamu dikenai denda bila menghilangkan paspor. Namun denda paspor hilang ini tidak berlaku jika paspormu hilang karena force majeure - seperti banjir, gempa bumi, kebakaran, huru-hara dan bencana lainnya.
Aturan denda ini juga berlaku di KBRI & KJRI, sehingga kamu harus membayar biaya pembuatan paspor baru ditambah denda saat kehilangan paspor di luar negeri. Contohnya, KBRI Den Haag di Belanda mengenakan denda sekitar EUR70 dan KBRI Tokyo di Jepang mengenakan denda sekitar JPY9.400 untuk paspor yang hilang.
7. Kunjungi KBRI/KJRI Pilihanmu di Hari H
Setelah menyiapkan dokumen dan biaya, kamu tinggal mengunjungi KBRI/KJRI pilihanmu.
Jika semuanya berjalan lancar, kamu akan membuat foto paspor di hari itu juga. Karena itu, kamu harus menggunakan pakaian yang rapi dan tidak berwarna putih agar sesuai dengan ketentuan foto paspor.
Paspor barumu akan diproses dalam 2-5 hari kerja.
8. Lapor Kembali Ke Kantor Layanan Pelajar Internasional di Kampusmu
Sesudah mendapatkan paspor baru dari KBRI / KJRI, kamu harus melapor kembali ke Kantor Layanan Pelajar Internasional di kampusmu. Mereka akan membutuhkan info paspor barumu untuk memperbarui semua dokumen mereka yang terkait dengan paspor lamamu.
Selain itu, mereka juga akan membantumu dalam proses pengajuan ulang visa pelajar jika visamu berupa stiker yang tertempel dalam paspor.
Hal-Hal Yang Bisa Kamu Lakukan Untuk Berjaga-jaga Kalau Paspor Hilang
Hari sial memang tidak ada di kalender, namun kamu bisa melakukan beberapa hal untuk berjaga-kaga kalau paspormu hilang saat belajar di luar negeri.
Pertama-tama, siapkan fotokopi paspor serta semua dokumen lain yang diperlukan untuk penggantian paspor hilang dan simpan di tempat yang aman. Dengan begitu, kamu tidak kerepotan mengumpulkan dokumen jika paspormu hilang.
Kedua, manfaatkan cloud storage atau tempat penyimpanan online seperti Google Drive untuk menyimpan soft copy paspor dan dokumen-dokumen lain yang dibutuhkan untuk mengurus paspor hilang.
Jadi jika KBRI / KJRI yang kamu tuju meminta soft copy semua dokumen tersebut, kamu tak perlu membuang waktu lagi untuk scanning dokumen. Selain itu, soft copy ini bisa digunakan sebagai back up jika hard copy semua dokumen ini juga turut hilang.
Mudah-mudahan dengan mengikuti panduan kami ini semua masalahmu yang berkaitan dengan paspor hilang di luar negeri bisa terpecahkan ya, HotCrazers. Semoga studimu di luar negeri lancar terus!
***
Kalau kamu ada rencana meneruskan studi di luar negeri, jangan lupa untuk ngobrol dulu dengan konselor IDP Hotcourses Indonesia. Tim konselor kami bisa membantumu menemukan jurusan kuliah dan universitas di luar negeri yang sesuai dengan cita-cita, anggaran, dan latar belakang akademismu.
Setelah itu, kamu akan didampingi mulai dari langkah paling awal dalam proses pendaftaran kuliah hingga kamu lolos kuliah ke luar negeri. Serunya, semua bimbingan ini bisa kamu dapatkan tanpa perlu mengeluarkan biaya sepeser pun alias GRATIS!
Jadi, tunggu apalagi? Langsung saja klik banner di bawah ini untuk mewujudkan cita-citamu meneruskan kuliah di luar negeri!
Artikel ini disusun oleh Tim Editorial IDP Hotcourses Indonesia, yang berpengalaman lebih dari 10 tahun dalam menyediakan informasi pendidikan global dan panduan kuliah ke luar negeri untuk mahasiswa Indonesia.
Tanya-tanya dengan Eduguru
