Etika dan Tata Krama WhatsApp / SMS Dosen untuk Bimbingan Atau Meminta Rekomendasi

Di era digital ini, cara paling praktis untuk menghubungi guru, dosen atau senior lainnya adalah via Whatsapp atau SMS. Baik itu mau bikin janji temu, mau minta bantuan, minta dituliskan surat referensi atau mau konsultasi, seringkali dimulai dari sms dulu. Jadi penting sekali mengetahui tata krama dan etika seputar Whatsapp atau SMS.

Mengapa Etika Berkomunikasi dengan Dosen Penting?

Dalam dunia akademik, etika berkomunikasi dengan dosen adalah kunci untuk membangun hubungan profesional yang positif. Baik melalui WhatsApp, SMS, maupun email, menjaga etika komunikasi dapat berdampak langsung pada pengalaman belajar, bimbingan akademik, dan peluang mendapatkan surat rekomendasi untuk beasiswa atau melanjutkan studi di luar negeri.

1. Menjaga Profesionalisme dalam Komunikasi Akademik

Menghubungi dosen tidak sama dengan mengirim pesan santai kepada teman. Kamu perlu menjaga profesionalisme dalam komunikasi akademik dengan menggunakan sapaan yang sopan, memperkenalkan diri secara singkat, serta menyampaikan tujuan pesan dengan jelas.

2. Meningkatkan Peluang Mendapatkan Respons Positif dan Rekomendasi

Komunikasi yang baik tidak hanya memudahkanmu dalam bimbingan akademik, tetapi juga membuka peluang untuk mendapatkan rekomendasi beasiswa atau dukungan untuk studi lanjut di luar negeri. Dosen cenderung lebih bersedia memberikan rekomendasi kepada mahasiswa yang menunjukkan sikap sopan, disiplin, dan profesional.

Waktu yang Tepat untuk Menghubungi Dosen

Menjaga etika berkomunikasi dengan dosen bukan hanya soal bagaimana kamu menyusun kata-kata, tetapi juga kapan kamu mengirim pesan. Menghubungi dosen di waktu yang tepat menunjukkan profesionalisme dan rasa hormat terhadap kesibukan mereka. Ini bisa menjadi kunci untuk mendapatkan respons yang cepat dan positif, terutama saat kamu membutuhkan bimbingan akademik atau surat rekomendasi.

Jam yang Disarankan untuk Mengirim Pesan

Idealnya, kirim pesan kepada dosen pada jam kerja resmi, yaitu:

• Senin–Jumat: Pukul 08.00–17.00 waktu setempat.
• Hindari mengirim pesan saat jam makan siang (sekitar pukul 12.00–13.00), kecuali mendesak.

Hindari mengirim pesan di waktu berikut ini:

• Malam hari (di atas pukul 19.00), karena dosen mungkin sedang beristirahat atau bersama keluarga.
• Akhir pekan (Sabtu & Minggu), kecuali dosen sudah memberikan izin untuk dihubungi.
• Hari libur nasional atau cuti akademik, kecuali benar-benar darurat, misalnya menjelang batas waktu pengumpulan dokumen beasiswa luar negeri.

Mengirim pesan di luar jam kerja tanpa alasan mendesak bisa dianggap kurang sopan. Jika memang harus, gunakan kalimat pembuka yang santun, misalnya:
"Maaf mengganggu di luar jam kerja, Bapak/Ibu. Saya ingin bertanya mengenai [topik], karena [alasan mendesak]. Terima kasih atas waktunya."

Pentingnya Mempertimbangkan Kesibukan Dosen

Dosen tidak hanya mengajar, tetapi juga:

• Membimbing banyak mahasiswa.
• Terlibat dalam penelitian dan publikasi ilmiah.
• Mengikuti rapat akademik dan kegiatan kampus lainnya.

Sebelum menghubungi dosen, pastikan kamu sudah:

• Mencari informasi di sumber lain, seperti buku panduan atau situs resmi kampus.
• Merangkum pertanyaanmu agar jelas dan efisien saat dosen membalas.

Dengan mempertimbangkan waktu yang tepat, kamu menunjukkan diri sebagai mahasiswa yang profesional dan menghargai waktu orang lain, sehingga membangun hubungan akademik yang lebih baik.

Bagaimana cara berkomunikasi via text dengan senior (guru/dosen/atasan)?

• Menyapa dengan sopan

Walau senior terlihat ramah, dekat dengan siapa saja, dan bahkan gaul, tetap disarankan untuk menggunakan bahasa formal, menggunakan sapaan dengan nama, misalnya Pak Tony, atau Bu Herni.

Contoh:

Benar:

[v] Assalamualaikum Bu Herni     

[v] Selamat Pagi Pak Tony

Salah:

[x] Pagi Pak/Mas Broo...

[x] Selamat Pagi Miss Herni yang cuannntikkk,,,

• Memperkenalkan Diri

Guru atau dosen pasti punya banyak murid dan kenalan, mereka tentunya tidak menyimpan nomor hp setiap kenalan. Jadi perkenalkanlah diri dengan sopan.

Contoh:

Benar:

[v] Pagi Bu Herni, maaf mengganggu. Saya salah satu mahasiswa bimbingan Ibu.

[v] Assalamualaikum Pak Tony, Maaf sebelumnya, ini saya Pandu Dinata, salah satu mahasiswa bapak untuk mata kuliah Marketing Internasional dari kelas B-1.

Salah:

[x] Assalamualaikum Pak Tony, maaf sebelumnya, coba tebak ini siapa?

[x] Pagi Bu, ini Alex, hayoo,, saya dari kelas berapa hayyooo..

Perlu diingat, guru/dosen tidak selalu menyimpan nomor setiap sms yang masuk. Jika Anda telah mengirim sms misalnya seminggu yang lalu, kemudian ada keperluan lagi, tetap perkenalkan diri Anda, supaya mereka tidak bingung mengingat kembali.

• Menjelaskan Permintaan

Jelaskan keperluan Anda dengan singkat, jelas dan sopan. Hindari kata-kata yang tidak tegas dan bertele-tele. Juga jangan menggunakan kata yang bersifat memerintah. Isi sms harus singkat dan padat. Jika membuat janji temu, langsung tanyakan jam dan tempatnya.

Contoh:

Benar:

[v] Assalamualaikum Pak Tony, Maaf sebelumnya, ini saya Pandu Dinata, salah satu mahasiswa mata kuliah Marketing Internasional dari kelas B-1. Saya ingin minta bantuan Bapak untuk menuliskan surat referensi untuk pendaftaran beasiswa. Kira-kira kapan Bapak ada waktu luang? Jadi saya bisa menemui Bapak dan membincangkan lebih jelas. Baiknya ketemu di mana ya Pak?

Salah:

[x] Siang Bu, ini Alex, mahasiswa bimbingan Ibu. Mau minta ditulisin surat rekomendasi nih. Ibu kapan sempat? Ibu di kantor ga? Aku kesana sekarang yah?

• Ucapkan Terima Kasih

Jangan lupa ucapkan terima kasih untuk mengakhiri sms.

Contoh:

[v] Siang Pak Tony, saya Pandu Dinata, mahasiswa Marketing Internasional dari kelas 3A. Saya perlu bantuan Bapak untuk menuliskan surat referensi untuk pendaftaran beasiswa. Kira-kira kapan Bapak ada waktu luang? Jadi saya bisa menemui Bapak dan membincangkan lebih jelas. Baiknya ketemu di mana ya Pak? Terima kasih Pak atas waktunya, maaf telah mengganggu.

• Perhatikan Tanda Baca

Sebelum mengirimkan sms, periksa terlebih dahulu kata-kata Anda. Perhatikan penggunaan tanda baca. Sebaiknya tidak menyingkat sms karena mau menghemat pulsa. Jagalah kesan yang baik di mata senior.

Hal yang sama juga bisa diterapkan untuk menulis email ke senior, atau seseorang yang kita belum kenal. Misalnya blogger di internet yang telah berperngalaman dalam mendapatkan beasiswa, dan kamu ingin email menanyakan tips, atau minta bantuan untuk cek CV yang kamu tulis dan lain sebagainya.