Sebagai mahasiswa internasional di luar negeri, sangat penting membawa serta dokumen-dokumen yang bisa membuktikan identitas, terutama di negara yang imigrasinya ketat. Dengan membawa dokumen yang lengkap, kamu bisa menghindari kendala yang tidak perlu dan juga menghemat waktu.
Dokumen asli dan fotokopi
Selalu simpan dokumen asli dan fotokopi, baik itu adalah formulir pendaftaran mata kuliah, sertifikat yang diterima, transkrip nilai dan dokumen penting lainnya. Mereka dapat membuktikan status kamu sebagai mahasiswa, dan juga akan berguna sewaktu ingin melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi nantinya.
Dokumen asli memang penting, tetapi membawa itu semua semasa kuliah di luar negeri bisa saja beresiko (misalnya hilang), apalagi jika sering pindah dari satu akomodasi satu ke lainnya. Jadi sebaiknya membawa dokumen fotokopi, dan meninggalkan dokumen asli di rumah. Pastikan keluarga tahu dimana kamu menyimpan dokumen-dokumen tersebu, sehingga mereka bisa mengirimkannya jika diperlukan.
Penyimpanan
Aturlah dokumen serapi mungkin untuk mempermudah pencarian. Simpan semua dalam satu tempat khusus (misalnya folder), dan pilah berdasarkan kategori. Jika ada dokumen yang telah kadarluwarsa dan telah diperbaharui, pisahkan dari folder supaya tidak bingung atau salah mengambil. Jika ingin membuang dokumen penting, sebaiknya dirobek, atau dimasukkan ke mesin penghancur kertas, supaya informasi penting tidak disalahgunakan oleh orang lain.
Dokumen asli yang disimpan di rumah juga harus disimpan dengan rapi di folder, dan diberi label jika perlu. Dengan demikian keluarga akan lebih mudah mencari dokumen yang diperlukan untuk dikirimkan atau di-scan pada saat diperlukan.
Data elektronik
Kamu juga bisa scan dan menyimpan dokumen dalam bentuk file di komputer. Buatlah back up, dan jika bisa di-upload ke sharing space gratis seperti Dropbox. Dengan demikian kamu juga bisa mengakses data elektronik tersebut via internet semasa di luar negeri.
Saran: jika disimpan dalam folder, jangan menamakan folder dengan nama seperti ‘dokumen penting’, atau ‘data penting’ untuk berjaga-jaga jika seandainya laptop jatuh ke tangan orang tidak bertanggung jawab dan menyalahgunakan data tersebut. Ada baiknya folder tersebut dikasih password supaya lebih aman.
10 dokumen penting yang perlu dibawa
Dokumen perjalanan (misalnya paspor dan visa pelajar)
Paspor harus membawa yang asli. Akan tetapi tidak ada salahnya menyediakan fotokopi paspor dan visa pelajar. Setelah sampai di akomodasi, simpanlah dengan baik dan aman. (Tips: kamu bisa memotret halaman depan paspor, halaman cap ketibaan dan visa pelajar dan dengan HP. Memang tidak bisa dipakain untuk berpergian, tetapi bisa digunakan untuk membuktikan status kamu, misalnya untuk mendapatkan diskon di bar, dll).
Akte lahir
Bawa fotokopi akte lahir. Jika bisa yang telah diterjemahkan ke dalam Bahasa Inggris dan telah dilegalisir. Tinggalkan akte lahir asli di rumah.
Laporan medis
Beberapa negara mengharuskan mahasiswa internasionla menunjukkan surat keterangan medis di imigrasi. Misalnya mahasiswa internasional yang memasuki Selandia Baru akan dites tuberculosis di imigrasi. Jadi akan lebih menghemat waktu jika telah memiliki laporan kesehatan sebelumnya yang menerakan bebas tuberkulosis.
Jika sedang menjalani pengobatan tertentu atau memiliki riwayat alergi, sebaiknya membawa surat keterangan dari dokter supaya diijinkan untuk membawa obat, dan mendapatkan penanganan yang tepat sewaktu dibutuhkan.
Pas foto ukuran paspor
Terkadang dibutuhkan pasfoto untuk mengurus hal-hal tertentu. Memotret dan mencetak di luar negeri tentu lebih mahal. Akan lebih baik jika membawa dari rumah. Bawalah beberapa pasfoto ukuran paspor (dengan ketentuan-ketentuan yang sesuai, misalnya tanpa kacamata, memperlihatkan kening dan telinga, tanpa senyum dan lain-lain. Tips: sebelumnya boleh ditanyakan ke pihak universitas pas foto seperti apa yang diterima disana).
Surat ‘Confirmation of offer’
Surat ini menyatakan kamu telah diterima di uuniversitas, dan dapat digunakan untuk mengajukan visa pelajar, dan beasiswa. Bawa surat ini dan simpan fotokopinya di rumah. Selalu pastikan orang tua atau keluarga mengetahui dimana kamu menyimpan dokumen-dokumen penting. Bawa juga bukti slip pelunasan biaya kuliah. Setiap kali mendaftar (enroll) untuk mata kuliah, simpan berkas dengan baik hingga kamu lulus.
Transkrip nilai
Fotokopi semua transkrip nilai sesuai dengan tanggal dikeluarkan. Semua harus diterjemahkan dalam Bahasa Inggris dan dilegalisir.
Hasil ujian
Mahasiswa internasional harus mengambil salah satu tes kelancara berbahasa Inggris seperti IELTS dan TOEFL, bahkan untuk beberapa universitas dan jurusan harus mengikuti ujian lainnya. Simpan hasil ujian dan bawa fotokopinya.
Bukti kesanggupan finansial
Sewaktu mengajukan visa pelajar, harus menyertakan pernyataan bank, yang menerakan kesanggupan mendanai biaya kuliah dan biaya hidup semasa kuliah. Bawa juga surat ini bersamamu, untuk berjaga-jaga jika pihak imigrasi meminta kamu untuk menunjukkannya.
Sewaktu mengajukan permohonan visa pelajar, akan diminta untuk melunasi beberapa biaya. Simpan dan bawa semua bukti pembayaran tersebut.
Konfirmasi penerimaan pendanaan
Jika kamu menerima beasiswa atau dermasiswa, sangat penting untuk membawa surat konfirmasi untuk membuktikan, termasuk berapa nilai beasiswa yang diberikan.
Referensi
Bawa serta surat referensi yang digunakan semasa pendaftaran universitas, atau untuk tujuan kerja.
Pastikan kamu telah menyiapkan dan menyusun rapi dokumen-dokumen penting yang disebutkan di atas, sewaktu berangkat kuliah ke luar negeri, supaya dapat melewati imigrasi dengan lancar.
Penting untuk diingat: sewaktu berangkat kuliah ke luar negeri, simpan dokumen-dokumen ini di tas tangan, dan bukan di bagasi, supaya dapat ditunjukkan kepada imigrasi jika diminta. Perlu diingat, pengambilan bagasi dilakukan setelah lewat dari imigrasi.
Tanya-tanya dengan Eduguru
